A continuación, te damos 5 consejos. Te ayudarán a tener una idea más clara para que así, cuentes con un embudo de ventas óptimo en tu proceso de ventas consultivas.
1. Usar categorías para depurar
Usar categorías conlleva a clasificar, diseñar y estudiar el comportamiento de diferentes clientes alrededor de tu estrategia de marketing y ventas. Te lleva a comprender qué impactos tienen en tus negocios estos grupos de prospectos o clientes; y podrás depurar u ordenar por prioridad los tipos de negocios que estas buscando cerrar.
Diseña las categorías que funcionen mejor para tu ciclo de ventas usando etiquetas o recordatorios. De ese modo, podrás saber cuáles son tus mejores clientes, qué genera mayores ingresos, qué soluciones son las más adecuadas para dedicarte a vender hoy, qué clientes no tienen una proyección de crecimiento contigo, etc. Asegúrate de hacer que esta revisión de tu embudo se vuelva parte de tu día a día, de ahora en adelante.
Si encuentras a un cliente potencial que está obstruyendo el ciclo de ventas habitual (te quita mucho tiempo o está pasando por una situación económica complicada), lo ideal es categorizar esta oportunidad como se debe. Esto puede ser marcarlo como un cliente frío o desinteresado. Mandarlo a un embudo nuevo o enviar un correo de despedida y cambiar su estado a un trato perdido te puede ayudar (siempre alineado a las políticas comerciales que has revisado junto a tu equipo o líder comercial).
Igualmente, piensa que encuentras uno de esos tratos con mucho potencial o de importancia estratégica. Es fundamental que lo categorices. Así, tanto tú como tu equipo de ventas o servicio al cliente, le puedan dar el mejor seguimiento posible.
Estas categorías son resultado de la estrategia CRM que vas a trabajar desde tu base de datos que debe ser revisada y alineada con marketing B2B; donde puedas conocer la relación y criterios de segmentación entre empresas, contactos y oportunidades. Aquí algunas de las categorías (o “tags”) usadas frecuentemente para el embudo de ventas, espero puedan ser un punto de partida para ti:
Frío: muestra aquellos clientes de los cuales llevas tiempo sin escuchar de ellos. Se trata de personas que, probablemente, no tienen contacto algún representante de tu empresa hace algún tiempo. Es momento de retomar las relaciones y levantar el teléfono para preguntar, ¿cómo estás?. En estos casos, la relación ya fue creada en el tiempo y será más fácil reconectar, ¿probamos?.
MQL: viene del inglés “Marketing-Qualified Lead”, es una marca de un prospecto generado por medio de actividades de marketing que se podría convertir en un cliente. Normalmente representa a oportunidades de ventas que no han sido calificadas por una persona dentro de tu equipo comercial, sólo marketing define este tipo de lead u oportunidad y pronto llegará a tus manos para iniciar tu proceso de ventas.
SQL: es el siguiente paso luego de ser un MQL. Esta oportunidad ya viene con mayor información e interés gracias al esfuerzo y segmentación que ha hecho marketing previamente. Se identifican prospectos que tienen un mayor interés por algun producto o servicio asociado a tu portafolio comercial y ya puede ser asignado a un encargado de ventas.
Tibio: cuando un prospecto muestra algún tipo de interés. Pero, no han pasado a nada más que interés. No son parte de tu cartera de clientes aún. Tampoco han hecho preguntas específicas sobre precios o tiempos de entrega. No muestran un sentido de urgencia por tu producto.
Caliente: prospectos que han demostrado claro interés y capacidad de toma de decisión. Normalmente están a punto de convertirse en clientes.
Urgente: es una etapa que no siempre aparece en los embudos. Es la etapa final de éste. Es cuando se atienden los últimos aspectos de tu embudo para que un prospecto sea, oficialmente, un cliente. Por ello, los “leads”, que tienen fechas inminentes para un RFP, por decir un ejemplo, requerirán de esta categoría.
2. Lleva un registro de tus tratos inactivos
La estabilidad de una empresa se da por los ingresos que ésta recibe. Mantener contratos activos es determinante. Por ello, aquello tratos inactivos que las empresas tienen pueden ser perjudiciales para tu negocio. Utiliza un software de administración de ventas para programar una llamada de seguimiento o correo electrónico. Hazlo con todos tus clientes que no se encuentren dentro de un proceso de ventas.
Todos sabemos que dar un seguimiento puntual y constante es la base del éxito de una venta. También, hay muchísimas oportunidades de ventas dentro de nuestra cartera de clientes inactivos. Lamentablemente, la mayoría de los vendedores solo le damos seguimiento a prospectos activos dentro de nuestro embudo de ventas.
Si quieres tener un proceso de ventas efectivo, ten un plan de contacto para todos esos tratos que pierdes.
Este plan debe de incluir el cuándo, cómo y por qué quieres volverlo a contactar. De preferencia, debe incluir varios intentos de contacto a lo largo de varios meses.
3. Sé perseverante, todo pasa.
La perseverancia es esencial para todo vendedor inteligente que usa un embudo de ventas (un proceso comercial). Es importante saber que no siempre vas a obtener respuesta de un prospecto al primer punto de contacto, también es importante ubicarte en el contexto y aplicar empatía para conocer cuáles son los miedos o problemas que hoy tu cliente está experimentando. En ocasiones, lleva tiempo generar confianza y una relación estable.
Conserva a los clientes potenciales en una categoría activa sólo si se cerrarán dentro de su ciclo de ventas normal. Crea una cercanía en tu proceso de exploración donde puedan aterrizar (tu prospecto y tú) los plazos y nivel de prioridad que tiene el negocio que están revisando. Podrás calcular el costo que le genera al cliente el no realizar la compra o adquisición de tu propuesta comercial, seguramente saldrá más caro no tomarlo que postergarlo. ¡Mucha atención y habilidad con esto!
También, ¿sientes que un trato se ha estancado? Haz preguntas más efectivas para determinar qué tan probable es que el prospecto siga interesado en lo que le ofreces y califícalo dentro de una matriz simple de calificación del prospecto (preguntas claves que puedes responder en base a tu exploración con el prospecto). Esto ayudará a identificar los prospecto que si califican para pasar de una etapa a otra de tu embudo comercial.
4. Convierte la limpieza de tu embudo de ventas en un hábito
Crea hábitos productivos con la ayuda de un software de ventas efectivo o CRM. Esto incrementará tu probabilidad de retener a tus clientes. ¿De qué forma te ayudará? Ellos automatizan las formas para seguir a tus clientes. También hacen seguimiento de los contratos, oportunidades, clientes, prospectos, entre otros.
Limpiar tu embudo debería ser parte de la rutina. Es mejor hacerlo una vez a la semana o todos los días en lugar de una vez al mes. De esta forma, evitarás la desorganización y podrás gestionar hábitos productivos.
Olivia Henkel, gerente de ventas de Grovo, una compañía de tecnología de aprendizaje con sede en Nueva York. Sugiere hacerse las siguientes preguntas para unos buenos hábitos de gestión de embudos:
¿Registré todas mis notas en el lugar correcto?
¿Registré la actividad en mi CRM?
¿Marqué mi seguimiento en el calendario?
¿Están configuradas correctamente todas las etapas y categorías en el sistema?
¿Cuánto tiempo lleva esta oportunidad dentro de mi embudo de ventas?
5. Alinea los pasos de tu embudo con tus prospectos
A medida que adquieres más experiencia dentro de tu industria, comenzarás a aprender ciertos detalles. Por ejemplo, que cada cliente debe de cumplir con ciertas actividades para poder hacer su compra.
En muchos casos, este proceso puede estar retrasando el cierre por parte del cliente. Debes lograr identificar cuáles son los pasos que tu cliente debe tomar para cerrar el trato. Además, si lo alineas con tu proceso de venta, todo será mucho más fácil.
Es necesario alinear tu ciclo de tus ventas con las etapas del ciclo de compra de tu cliente (Prospecto, MQL, SQL, Oportunidad, otros). Así podrás notar con mayor claridad cuándo un prospecto se ha estancado.
Otros consejos para crear embudos de ventas:
Es importante diferenciar el prospecto que está estudiando tu producto de aquel que ya está en la etapa más avanzada del ciclo (cerca a la toma de decisión). Son etapas diferentes. Por ello, los focos y estrategias cambian.
Haz coincidir las etapas de ventas de tu equipo con el proceso de compra de tus clientes y los principales momentos de toma de decisión.
Define los perfiles de puestos de tus áreas comerciales, alineadas a la definición de los embudos de ventas que has diseñado en tu proceso comercial.
Obtén comentarios de tu equipo sobre las etapas de tu embudo y optimízalo.
Asegúrate de que todos en el equipo entiendan las etapas y cumplan con revisarlo semanalmente.
Acuerda y plantea métricas de actividad para cada etapa.
Revisa y actualiza tu embudo al finalizar el mes (o bimestre) según las métricas actuales y los nuevos objetivos de crecimiento.
En un proceso de venta formal, se debe aprovechar al máximo las habilidades de venta de todos los representantes del equipo.
Tu sistema CRM funciona como una plataforma confiable para el entrenamiento de habilidades.
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